Sweax tjänster
– en personlig fastighetsförvaltning med boendelycka i fokus
Sweax är idag en helhetsleverantör av fastighetsförvaltning. Detta innebär att vi kan bistå er som kund i allt från fastighetsskötsel till ekonomi. Alla våra tjänster utgår ifrån tre verksamhetsben – fastighetsservice, teknisk och ekonomisk förvaltning, där ni som kund alltid har möjlighet att anpassa ert samarbete med oss efter behov inom en eller flera delar. Vi lägger stort fokus vid personlig dialog där relationen med både fastighetsskötare, ekonom eller förvaltare är en viktig grundsten.
Våra tjänster – vi möter dina behov!
Ekonomisk förvaltning
Ekonomisk förvaltning
Med vår ekonomiska förvaltning skall du som kund känna en trygghet och proaktivitet i leveransen. Vi arbetar med de senaste systemlösningarna och digitala plattformarna så ni enkelt kan följ er ekonomi och fastighetsdata. Hos oss kan ni alltid kundanpassa er leverans efter behov och ni får alltid en personlig och serviceinriktad ekonom som tar hand om er redovisning och dialogen med er som kund.
Teknisk förvaltning
Teknisk förvaltning
Med en teknisk förvaltare vid er sida får ni skapas kontroll. Med både ett driftmässigt och administrativt fokus hjälper våra förvaltare er i allt från myndighetskrav, försäkringsärenden, boendefrågor, driftanalyser samt planerat och felavhjälpande underhåll. Tid är pengar och vi hjälper er spara båda delarna!
Fastighetsservice
Fastighetsservice
Med vår fastighetsservice får era fastigheter löpande tillsyn och omvårdnad, helt efter era önskemål. Vi hjälper er med allt från felanmälan och jour till grönyteskötsel, tekniska och renhållningsfokuserade tillsyner, renodlad lokalvård, snöröjning och halkbekämpning. Allt mellan himmel och jord!
Våra kunder tycker till
Teknisk förvaltning
Sweax teknisk förvaltning samlar en mängd olika tjänster som ämnar ge stöd och avlastning till er som BRF-styrelse eller fastighetsägare ur ett administrativt och tekniskt perspektiv. Grundbulten i vår leverans är att du som kund får en egen personlig och engagerad fastighetsförvaltare med en profil som passar just era behov. Tjänsten paketeras utifrån de delar ni behöver hjälp med så man endast betalar för det man är i behov av. Förvaltaren är sedan en operativ kraft som bistår er i beslutsfattande, analys och utförande av förvaltningsarbeten av mer administrativ karaktär. Det kan handla om att handlägga och driva försäkringsärenden. Analysera driftmedia och förbrukning och komma med förbättringsåtgärder. Underhållsplanera, hantera felavhjälpande ärenden, upphandla och projektleda, ta hand om svårare boendefrågor, övervaka och förhandla leverantörsavtal, bereda styrelsemöten eller fastighetsägaremöten – ja listan kan göras lång. Med teknisk förvaltning är vårt mål att ni skall spara tid, pengar och känna en trygghet i hur era fastigheter förvaltas ur både med en operativ kraft men framförallt ur ett strategiskt perspektiv över tid. Vi förvaltar alltid våra kunder fastigheter som om det vore våra egna och detta utmärker denna tjänstegren extra mycket.
Tjänster inom teknisk förvaltning
UNDERHÅLLSPLANERING. Vi tar fram, reviderar och digitaliserar underhållsplaner, inklusive budgetunderlag för ekonomisk förvaltning. Med en underhållsplan gås fastigheterna igenom och underhållsbehovet bedöms och planläggs över tid. Detta gör att överraskningarna blir färre och ger er och oss ett kraftfullt verktyg att luta sig mot i förvaltningen. Vi hjälper vi er också att följa underhållsplanen och bistår om så önskas i en kostnadseffektiv upphandling och projektledning för dem underhållsåtgärder som ligger i planen. Vi förlägger alla våra underhållsplaner i Planima, ett modernt digitalt verktyg så informationen är säker, lättillgänglig och enkel han revidera och uppdatera.
LEVERANTÖRSAVTAL OCH KOSTNADSEFFEKTIVISERING. Som fastighetsägare eller som bostadsrättsförening har man en mängd olika leverantörer och serviceavtal. Våra förvaltare ser till att strukturerar upp dessa och skaffa sig kontroll över villkor och löptider så att vi kan säkerställa att det dels finns avtal för allt som det behöver finnas avtal för, att dessa ses över och om behov finnes konkurrensutsätts med jämna mellanrum och vidare nyttjas på mest fördelaktigaste sättet för er. I detta avseende hjälper vi mängder med kunder att hålla ordning och reda och samtidigt sänka sina kostnader med att se över marknadspriser och leverantörsalternativ löpande.
VÅR FASTIGHET – DRIFT OCH ENERGI. Våra förvaltare hjälper er löpande med utredningar och behovsanalyser för både fastighetsutveckling, energi- och driftoptimering. Vi gör löpande energiutredningar, energikartläggningar, injusteringar energioptimeringsprojekt och analyser av driftförbrukning för att säkerställa att fastigheterna utnyttjar och löpande utökar sin fulla potential likväl som det underlag som tas fram nyttjas som grund för sunda fastighetsutvecklande beslut för er som BRF-styrelse eller fastighetsägare.
UTHYRNING. Oavsett om du är en fastighetsägare eller en bostadsrättsförening finns oftast alltid en mängd uthyrningsobjekt. Lägenheter, parkeringar, lokaler och förråd. I den mån ni önskar bistå våra förvaltare er med uthyrningsprocessen, avtalsskrivande, uppdatering av avtalsvillkor, hyresförhandlingar, lokalanpassningsfrågor och hyresjusteringar, visningar och köhantering.
FÖRSÄKRINGSÄRENDEN. Ibland kan det kännas lite klurigt att sköta kontakter med myndigheter, kommuner, försäkringsbolag och boende. Våra förvaltare gör det jobbet åt er och rapporterar alla ärenden löpande. Vi ser till att ärenden handläggs korrekt och att alla parter bli behandlade på ett korrekt sätt. Ett försäkringsärende kan både vara svårt och ta mycket tid i anspråk, därav är detta en uppskattad del av vår leverans så att ni som styrelse eller fastighetsägare kan ägna tid åt rätt saker.
BOENDE OCH HYRESGÄSTFRÅGOR. Våra förvaltare och vår bemannade kundservice är vana att hantera människor. Med denna tjänst kan ni känna en trygghet i att det finns möjlighet att rikta boende och hyresgästfrågor till en mottagare som kan ta hand om frågan. För er som styrelse eller fastighetsägare finns ett stort stöd att få i er personlig förvaltare när det kommer till störningsärenden, avhysningsärenden, stadgefrågor och mycket annat som berör boende och lägenhet.
MYNDIGHETSKRAV OCH BESIKTNINGAR. Det finns en rad olika myndighetskrav och besiktningar som måste beaktas och utföras i förhållande till fastigheter där man som fastighetsägare eller BRF-styrelse har ett stort ansvar. Exempel på detta är; (OVK) obligatorisk ventilationskontroll, energideklarationer, elsäkerhetsbesiktning, hissbesiktning, radonmätningar, besiktning av expansionskärl och motordrivna portar, m.m. Våra förvaltare ser till att hålla reda på vad, när och hur åt er. Vi planerar, handlar upp och följer upp alla måsten så att ni kan känna er trygga med att lagstiftning och myndighetskrav efterföljs. Uppstår åtgärdsbehov guidar vi er igenom beslutsalternativen och ser till att allt som behöver göras genomförs rätt och i tid.
JURIDISK RÅDGIVNING. Inom Sweax har vi nära samarbeten med utvalda experter och juristbyråer inom både fastighetsjuridik, avtalsrätt, bostadsrättsjuridik och hyresrättjuridik. Våra förvaltare är själva väl belevade inom de allra flesta förekommande juridiska ärendena men man skall samtidigt känna att det finns färdigförhandlade och förmånliga samarbetspartners i de fall juridisk spetskompetens behöver kallas in.
UPPHANDLING OCH PROJEKTLEDNING. Ibland finns är det dags för större fastighetsrenoveringar och planerade underhållsarbeten. Detta kan tex handla om tak eller fönsterbyte, stamrenovering, installation av nya undercentraler, balkongrenovering, portbyten m.m. Vi finns här för er och hjälper er upphandla, projektleda och kvalitetssäkra dessa planerade underhållsarbeten och större sidoentreprenader. Vi anpassar alltid vår leverans utefter hur involverade ni vill vara och hur vi rapporterar projektens fortlöpande till er, både tids, leverans och kostnadsmässigt.
LÄGENHETS- OCH FASTIGHETSKONTROLL. Vill ni få en översyn på lägenhetsbeståndet för att identifiera otillåtna ombyggnation/renoveringar, kontrollera fuktskador andra olägenheter för att förekomma dessa så hjälper våra förvaltare gärna till med både besiktning av lägenheter vid överlåtelser/in och utflytt. Vi erbjuder också fastighetsgenomgång där vi ser över hela fastigheten ur ett bredare perspektiv och kommer med förbättringsförslag och insikter. Protokoll upprätts och statusrapport lämnas alltid vid dessa leveranser.
RAPPORTERING – STYRELSEMÖTEN OCH FASTIGHETSÄGARSTÖD. I vår förvaltarleverans erbjuder vi alltid att kunna delta på styrelse eller förvaltarmöten. I ett samarbete lägger vi upp en mötesstruktur, en rapporteringsstruktur och ser till att uppföljning mot er är säkerställd. Utöver att vi löpande träffar er, rapportera i skriftlig och muntlig form så finns vår digitala plattform till stöd där ni alltid kan följa allt arbete som sker i era fastigheter.
EGENKONTROLLER. Vår förvaltare har koll på egenkontrollsansvaret. Vill ni ha hjälp med att ta fram en kartläggning av egenkontrollsystem eller bara tips kring hur ni själv kan arbeta med egenkontroller utifrån fastighetsägarens ansvar så finns vi där
FELANMÄLAN OCH JOUR. Vi kan leverera en fullgod fastighetsjour och kundservice för felanmälan och boendefrågor. Det innebär att ni som styrelse, fastighetsägare eller boende snabbt och enkelt kan komma i kontakt med oss för att felanmäla, få service och svar på frågor som rör er förvaltning eller ert boende. Alla ärenden dokumenteras digitalt och kan spåras och följas upp via våra digitala plattformar vilket ger kontroll och trygghet.
MINA SIDOR. Ni kan alltid följa vårt arbete med era fastigheter i realtid genom att logga in på vår digitala kundportal. Där hittar du allt från felanmälningsstatiskt, till fastighets och boende data. Har ni ekonomisk förvaltning finns ytterligare aspekter kopplade till redovisning och hyres/avgiftsadministration. Er boende har också möjlighet att nyttja portalen utifrån ett medlems eller hyresgästperspektiv.
Sweax mervärden…
För er som väljer våra tjänster inom teknisk förvaltning kan det vara värt att veta att det finns en mängd mjuka värden som medföljer ett samarbete med oss, oberoende av vilken lösning du väljer – Med oss får du alltid:
- En strategisk och strukturerad leverans där vi alltid antar ett fastighetsägarperspektiv
- Ett personligt engagemang och yrkesstolthet
- En dokumenterad god kundnöjdhet
- En leverantör som är fackligt knuten och som tar hand om sina medarbetare och är ett certifierat Great Place to Work
- En ISO-certifierad leverans
- En proaktiv och enkel samarbetspartner
- En modern digital plattform för uppföljning och rapportering för er som kund
Så här arbetar vi:
När vi inleder ett samarbete inom teknisk förvaltning börjar vi med att föra en dialog. Då går vi igenom inom vilka områden ni som styrelse eller fastighetsägare behöver mest hjälp. Ibland kan det vara upphandling och projektledning. Ibland är det underhållsplanering eller administration och boendeservice. I vissa fall behövs det hjälp med allt. Vi formar en arbetslista, formar rutiner och sätter prioriteringar och tillsätter en förvaltare som passar just ert behov och som går väl ihop med er som styrelse eller beslutsfattare.
I vårt utförande levererar vi en del av våra tjänster som en funktion. Det kan innebära att ni vid sidan om er egen förvaltare får tillgång till olika typer av förvaltarprofiler och utförare inom vår organisation. Detta beroende på vad ni har för behov för stunden. Vi vill att ni i varje enskilt fall ska få experthjälp, det vill säga hjälp av den person som är bäst lämpad att handha ärendet. Er personliga förvaltare har dock alltid ett övergripande ansvar och är er främsta kontaktperson. Er personliga förvaltare lägger initialt upp en förvaltarplan med hållpunkter under året och ni hittar tillsammans en rutin för avrapportering och fokusområden utifrån ert avtal.
Den löpande leverans består ofta av en operativ reaktiv del där ni har en tajt dialog i vardagen. Försäkringsärenden hanteras, leverantörsavtal omförhandlas, uthyrningar utförs och felavhjälpande underhållsfrågor samt boendefrågor avhandlas. Allt återrapporteras till er. Det strategiska arbetet följer ni i förvaltarplanen och inkludera ofta fasta leveranspunkter som underhållsplansrevidering, årlig fastighetskontroll, planerade projekt och besiktningar, drift och energioptimeringsåtgärder.
Ni följer alltid vårt arbete och vår dokumentation genom att ansluta er till vår digitala kundportal. Jämte vår plattform finns alltid avsatt tid i våra avtal till möten och rapportering. Även inom teknisk förvaltning har vi ett egenkontrollsystem där våra marknadsområdeschefer som närmaste personalansvariga för våra förvaltar följer planering och utfört arbete via vårt affärs och tidsrapporteringssystem.