Sweax tjänster
– en personlig fastighetsförvaltning med boendelycka i fokus
Sweax är idag en helhetsleverantör av fastighetsförvaltning. Detta innebär att vi kan bistå er som kund i allt från fastighetsskötsel till ekonomi. Alla våra tjänster utgår ifrån tre verksamhetsben – fastighetsservice, teknisk och ekonomisk förvaltning, där ni som kund alltid har möjlighet att anpassa ert samarbete med oss efter behov inom en eller flera delar. Vi lägger stort fokus vid personlig dialog där relationen med både fastighetsskötare, ekonom eller förvaltare är en viktig grundsten.
Våra tjänster – vi möter dina behov!
Ekonomisk förvaltning
Ekonomisk förvaltning
Med vår ekonomiska förvaltning skall du som kund känna en trygghet och proaktivitet i leveransen. Vi arbetar med de senaste systemlösningarna och digitala plattformarna så ni enkelt kan följ er ekonomi och fastighetsdata. Hos oss kan ni alltid kundanpassa er leverans efter behov och ni får alltid en personlig och serviceinriktad ekonom som tar hand om er redovisning och dialogen med er som kund.
Teknisk förvaltning
Teknisk förvaltning
Med en teknisk förvaltare vid er sida får ni skapas kontroll. Med både ett driftmässigt och administrativt fokus hjälper våra förvaltare er i allt från myndighetskrav, försäkringsärenden, boendefrågor, driftanalyser samt planerat och felavhjälpande underhåll. Tid är pengar och vi hjälper er spara båda delarna!
Fastighetsservice
Fastighetsservice
Med vår fastighetsservice får era fastigheter löpande tillsyn och omvårdnad, helt efter era önskemål. Vi hjälper er med allt från felanmälan och jour till grönyteskötsel, tekniska och renhållningsfokuserade tillsyner, renodlad lokalvård, snöröjning och halkbekämpning. Allt mellan himmel och jord!
Våra kunder tycker till
Ekonomisk förvaltning
Sweax ekonomiska förvaltning samlar en mängd tjänsteleveranser som motsvarar är en fullgod redovisningsbyrå med tillägg för stor sakkunskap inom fastighets- och föreningsekonomi samt hyresadministration. Vi arbetar i marknadens främst redovisnings- och bokslutsprogram där vi har möjlighet att skräddarsy er delaktighet i leveransprocessen när det kommer till attestflöden, rapportgenerering, dokumenthantering och mycket mer.
Bokföring och hyresadministration sker sömlöst och vi värdesätter struktur och ordning och reda där personlig kontakt och dialog med er ekonomiska förvaltare är en viktig grundsten. Förutom att förvaltaren är ansvarig för hela leveranskedjan kopplat till bokföring och redovisning har ni också en stor rådgivande resurs i samband med tex. finansiell planering, låneförhandling och projektkalkylering.
Tjänster inom ekonomisk förvaltning
KONTOPLAN, RESULTATENHETER, PROJEKTREDOVISNING OCH KOSTNADSSTÄLLEN. Vi upprättar en kontoplan som passar er, finns behov för resultatenheter, kostnadsställen och projektredovisning kan detta införlivas i erat avtalsupplägg. Överföring och kvalitetssäkring av register och bokföringshistorik hanterar vi med enkelhet med många års erfarenhet vid övertagande av ekonomisk förvaltning i ryggen.
BANK OCH FULLMAKTER. Vi på Sweax arbetar inte med klientmedelskonton, vi skall inte dra fördel av ert kapital utan våra ekonomer ges åtkomst och begränsad behörighet till eran bank där administration och betalning och inhämtning av data sker.
BOKFÖRING OCH RESKONTRA. Vi sköter er bokföring utefter gällande regelverk genom löpande kontering, bokning och arkivering med stöd av både AI-funktionalitet och inläsningscentral effektiviserar vi flödet och era förvaltningskostnader. Vi hanterar även kundfakturor, leverantörsfakturor, inbetalningar, utbetalningar, betalningspåminnelser, inkasso- och KFM-hantering vid behov. Attester och rapportgenerering kan anpassas utefter önskemål och allt säkerställs och kontrolleras av er personliga ekonom.
ÅRSBOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING. Vi leverera alltid kompletta årsbokslut och årsredovisningar och kan såklart bistå i att sköta all dialog med er revisor. Vi går igenom slutprodukten med er när det är färdig så att ni får full förståelse för resultat och slutsatser kring det finansiella året som varit.
HANTERING OCH REDOVISNING AV SKATTER OCH AVGIFTER. Vi tillser att vi blir ert ombud för hantering av skatter och avgifter hjälper er i ärenden som rör F-skatt, momsredovisning, arbetsgivar- och inkomstdeklarationer samt fastighetsdeklaration m.m.
ÅRSSTÄMMA. Om ni önskar extra stöd vid årsstämma i form av ordförandeskap eller redogörelse av ekonomi av något slag finns vi där. Våra ekonomer är vana att hantera en stämma och dem frågor som kan uppstå i dessa forum.
FASTIGHETS- LÄGENHETS- OCH MEDLEMSFÖRTECKNING. Våra ekonomer lägger upp och förvaltar all data som rör era fastigheter, uthyrningsobjekt såsom lokaler, parkeringar, och eventuella uthyrningsbara förråd. Vi upprättar och förvaltar löpande ert lägenhets- och medlems eller hyresgästregister och hanterar all data rörande andelstal, avgifter/hyror, medlemskap, överlåtelser, pantbrev och mycket mer.
EKONOMISKA RAPPORTER. Våra ekonomer sammanställer och levererar månads-, kvartals- och årsrapporter inom både resultat, balans och kassaflöde i den mån ni som önskas av er som kund. Med oss får du stenkoll på ekonomin och också en pedagogisk partner som kan förklara siffrors innebörd och hjälpa er dra slutsatser kring trender på både kostnads- och intäktssidan.
ANDRAHANDSUTHYRNING, PANT OCH ÖVERLÅTELSE. Vi administrera löpande andrahandsuthyrningar, medlemskapsansökningar, uthyrningar, förändringar i avisering, pantsättningar, överlåtelser och bouppteckningar. Vi bistår även mäklare i framtagning av mäklarbilder. Allt läggs upp utefter behov.
MYNDIGHETSKONTAKTER. Det finns en del rapporteringskrav mot myndigheter inom ramen för ekonomisk förvaltning. Våra ekonomer ser till att rapportera in eller besvara eventuella myndighetsförfrågningar och återkommande rapporteringar som skall ske löpande under året.
HYRES- OCH AVGIFTSADMINISTRATION. Vi sköter hela aviseringen samt uppföljning av denna. Vi lägger tillsammans upp rutiner för reskontrahantering samt aviseringregler. Vi har full möjlighet till samavisering och kan erbjuda en rad olika distributionssätt av avier. Era boende och hyresgäster har personlig service via vår kundserviceavdelning men även självhjälpsalternativ via kundportal
RÅDGIVNING. Ni som kund är alltid varmt välkommen att höra av er till oss när ni har frågor om ekonomiska tvister, investeringskalkyler, upplåning, pantsättning och så vidare. Vi bistår dig gärna med fastighetsrelaterad ekonomisk och juridisk rådgivning där vi har mångårig erfarenhet inom bolaget.
IMD. Innefattar er avisering IMD är detta inget problem. Vi hanterar i dagsläget all typ av IMD debitering och kan även bistå er i implementering av IMD för fastigheter som idag inte har detta. IMD kan även inkluderas i samavisering.
MINA SIDOR. Ni kan alltid följa vårt arbete med både bokföring och hyresadministration i realtid genom att logga in på vår digitala kundportal. Där hittar ni allt från felanmälningsstatiskt, till fastighets och boende data, bokföring, attestfunktioner, rapportgenerator och mycket mer. Era boende har också möjlighet att nyttja portalen utifrån ett medlems eller hyresgästperspektiv för åtkomst till avier, avtal och lägenhetsdata.
Sweax mervärden…
För er som väljer våra tjänster inom ekonomisk förvaltning kan det vara värt att veta att det finns en mängd mjuka värden som medföljer ett samarbete med oss, oberoende av vilken lösning du väljer – Med oss får du alltid:
- Ett personligt engagemang och yrkesstolthet
- En dokumenterad god kundnöjdhet
- En leverantör som är fackligt knuten och som tar hand om sina medarbetare och är ett certifierat Great Place to Work
- En ISO-certifierad leverans
- En proaktiv och enkel samarbetspartner
- En modern digital redovisnings- och fastighetsplattform för uppföljning och rapportering för er som kund och som boende
Så här arbetar vi:
När vi inleder ett samarbete inom ekonomisk förvaltning fokuserar vi först på förutsättningarna. VI administrera alla behörigheter och fullmakter som krävs. Vi tillser adressändringar och överföring av fastighetsdata och bokföring. När detta finns på plats etablerar vi de rutiner som behövs för att vår hantering med just er skall fungera så bra och effektivt som möjligt.
I leveransen har ni en löpande dialog med er ekonomiska förvaltare. Eftersom stora delar av ekonomi och redovisningen är helt digitaliserad kommer ni också alltid ha möjlighet att följa attestflöden, reskontra och ta ut rapporter via er kundportal. På förinbokade förvaltar- eller styrelsemöten får ni ta del av er frekvenssatta skriftliga rapportering och en årsplanering för de i förväg satta avtalsleveranserna finns alltid tillgänglig.
Behöver ni hjälp utöver det som ingår i ert nuvarande avtal, hantera detta löpande med enkelhet och direktdialog med er ekonom. Alla våra ekonomer har olika typer av spetskompetens vilket kan innebära att ni utöver er egen ekonomiska förvaltare får tillgång till olika typer av förvaltarprofiler inom vår ekonomiavdelning beroende på förfrågan. Behöver ni hjälp med skattetekniska frågor inför ett bokslut får ni hjälp av en förvaltare med erfarenhet och kunskap inom skatter. Våra ekonomiska förvaltare har alltid en hög kompetens och är mycket erfarna inom sin fastighetsekonomiska nisch. Samtliga tjänsteleveranser inom ekonomisk förvaltning vilar på ett ISO-certifierat arbetssätt.
Ni kan alltid följa vårt arbete med både bokföring och hyresadministration i realtid genom att logga in på vår digitala kundportal. Där hittar ni allt från felanmälningsstatiskt, till fastighets och boende data, bokföring, attestfunktioner, rapportgenerator och mycket mer. Era boende har också möjlighet att nyttja portalen utifrån ett medlems eller hyresgästperspektiv för åtkomst till avier, avtal och lägenhetsdata. Vid varje nytt bokföringsår tar vi en avstämning och ser om det finns något vi vill förändra i leverans och arbetssätt inför nästa så att vi ständigt förbättrar och i utvecklar vårt arbete och relation mer er som kund.